Jak napsat průvodní dopis – vzor k žádosti o zaměstnání

Průvodní dopis patří společně se životopisem mezi první kontakt se zaměstnavatelem. Díky průvodnímu dopisu je možné personalistu zaujmout a přesvědčit, že má smysl uskutečnit osobní pohovor. Co je průvodní dopis? Jak napsat průvodní dopis, aby personalistu zaujal? Jaké všechny náležitosti by měl obsahovat?

Přestože průvodní dopis může působit jako malý detail, může mít obrovský vliv na to, jaký dojem bude mít z uchazeče personalista. Průvodní dopis k žádosti o zaměstnání je totiž první příležitostí zaujmout a přesvědčit o schopnostech a profesionalitě. Zvyšuje šanci na uskutečnění osobního pohovoru.

Co je průvodní dopis

Jednoduchý průvodní dopis je základem při žádosti o zaměstnání. Je to krátký doprovodný text, který slouží k představení, zdůvodnění nebo doplnění přiložených dokumentů, jako je životopis nebo žádost o zaměstnání. Uchazeč by se prostřednictvím něj měl snažit dostat do výběrového řízení. Většinou je délka průvodního dopisu maximálně půl strany. Nejde o dlouhé vypisování, ale upřesnění informací.

Průvodní dopis vs. motivační dopis

Průvodní a motivační dopis jsou dva odlišné typy dokumentů. Při psaní průvodního dopisu k žádosti o zaměstnáni je důležité si dát pozor, aby nedošlo k záměně s motivačním dopisem.

Zatímco průvodní dopis se zaměřuje na poskytnutí kontextu a přehledu o přiložených dokumentech, motivační dopis se soustředí na osobní motivace, schopnosti a zájem o danou pozici nebo studijní program. Oba dopisy jsou důležité nástroje při komunikaci, ovšem mají odlišné cíle a obsah.

Průvodní dopis:

• Průvodní dopis slouží k představení, zdůvodnění nebo doplnění přiložených dokumentů. Obsahuje informace, které jsou relevantní pro přílohu, jako je životopis nebo žádost o zaměstnání.
• Má obvykle pevnou strukturu, která zahrnuje oslovení příjemce, úvodní odstavec, hlavní tělo, závěrečný odstavec a podpis.
• Jeho délka je obvykle omezená a měl by být stručný a přehledný.

Motivační dopis:

• Motivační dopis je psán v rámci žádosti o zaměstnání nebo studium. Jeho cílem je přesvědčit příjemce o zájmu, motivaci a kvalifikaci pro danou pozici.
• Slouží k představení dovedností, zkušeností a motivace.
• Typicky obsahuje úvod, představení sebe a svých motivací, zdůraznění relevantních zkušeností a dovedností, vysvětlení zájmu o danou pozici a závěr.
• Motivační dopis se zaměřuje na osobní a profesionální kvality. Může obsahovat úspěchy z minulosti, které demonstrují schopnosti.

Pokud by zkušený personalista místo průvodního dopisu dostal do rukou pouze motivační dopis, bude tento špatný začátek mít vliv na pohled na uchazeče. Jednoduchý průvodní dopis je ve většině případů považován za součást žádosti o zaměstnání.

Jak napsat průvodní dopis – příklad

Jednoduchý průvodní dopis by měl zvládnout napsat každý. Jeho napsání není nijak složité. Není dobré lhát, protože zkušený personalista pozná již z průvodního dopisu, že uchazeč nepíše pravdu. Při psaní průvodního dopisu je dobré držet se následujících bodů:

Oslovení

• Jako začátek je dobré použít oslovení příjemce jménem, například „Vážený pane/paní“ a jméno příjemce. Jde o vyjádření zdvořilosti a uvítání příjemce.

Úvod

• V úvodní části průvodního dopisu stručně popsat účel dopisu a přiložených dokumentů. Například pokud jde o žádost o zaměstnání, zmínit zde, o jakou pozici jde.

Představení a pozadí

• V této části je možné se stručně představit. Uvést své jméno, současnou pozici, dosažené zkušenosti a dovednosti.

Důvody pro zájem

• Vysvětlit zájem o danou pozici. Proč nabídka uchazeče zajímá.

Důležité body

• Zde je možné uvést kvalifikaci, dovednosti, výhody, které mohou danému zaměstnavateli být ku prospěchu.

Poděkování a závěr

• Je dobré vyjádřit poděkování zaměstnavateli za čas, který stráví čtením dopisu.

Podpis

• Průvodní dopis je vhodné zakončit podpisem společně s pozdravem, jako je „S pozdravem“ nebo „S úctou“.

Datum a místo

• Je možné do dopisu také zakomponovat datum a místo, kdy byl dopis napsán.

Tyto body mohou tvořit základ pro napsání průvodního dopisu, který bude přiložen k životopisu. Body by měly být přizpůsobeny pro daný případ žádosti. Do dopisu je možné vepsat, že je v příloze připojený životopis. V závěru dopisu je dobré také napsat, že se uchazeč bude těšit na případný pracovní pohovor.

Chyby v průvodním dopise

Jelikož jde o důležitý dokument, je nutné si dát práci s kontrolou. Pokud by dopis obsahoval některou z níže zmíněných chyb, personalista ho možná ihned vyřadí, i když pro pozici by byl uchazeč dobrým kandidátem. Jako v jiných případech i zde je důležitý první dojem.

Chyby, kterých je důležité se vyvarovat

• Pravopisné a gramatické chyby – dopis je důležité si dobře zkontrolovat, tyto chyby mohou snížit důvěryhodnost. Pokud si uchazeč není jistý, je lepší nechat někým zkontrolovat.
• Překlepy – překlepy mohou v personalistovi vyvolat pocit, že uchazeč se průvodnímu dopisu při žádosti o zaměstnání dostatečně nevěnoval. Psal ho rychle a ledabyle.
• Neoriginálnost – není dobré pro více nabídek posílat ten samý dopis. Pro každou pracovní nabídku je dobré vytvořit průvodní dopis zvlášť, hlavně v případě, že uchazeč odpovídá na několik nabídek najednou.
• Nejasnost a nepřesnosti – je důležité vyhnout se nejasnostem a nepřesnostem ve vyjádření. Průvodní dopis by měl být srozumitelný a snadno čitelný. Věty by měly být logicky uspořádané a přesně vyjadřovat myšlenky.
• Fráze – doporučuje se vyvarovat psaní otřepaných frázi. Průvodní dopis uchazeč píše sám a svými slovy.
• Arogantnost – je dobré ho psát s jistou pokorou a zdvořilostí k případnému zaměstnavateli. Není dobré se nepřiměřeně vychvalovat a dávat najevo, že je uchazeč nejlepší z nejlepších. Jde o vyjádření, jisté možnosti výjimečnosti, ale opatrně a slušně.
• Negativita – vyvarovat se negativních komentářů k současnému/ bývalému zaměstnavateli a ke své osobě. Vždy se snažit psát průvodní dopis v pozitivním stylu.

Jde o maličkosti, které mohou uchazeči pomoci, nebo také přitížit hned na začátku. Průvodní dopis je nutné vždy před posláním zkontrolovat i několikrát. Možnost je dát někomu jinému přečíst, jiné oči mohou případné chybky objevit snáze.

Průvodní dopisu k životopisu – vzor

Vzor průvodního dopisu je možné si pro inspiraci stáhnout z mnoha webových stránek. Neexistuje jednotný vzor, jelikož by průvodní dopis měl být vždy originální. Existují však příklady průvodních dopisů, které budou nápomocny pro představu, pokud žadatel píše tento dopis poprvé.

V průvodním dopise by mělo být odkázáno na informace ze životopisu. Zcela nedostačující je „Dobrý den, posílám životopis, rád bych u Vás pracoval. S pozdravem a podpis“. Průvodní dopis by měl být sice stručný, ale měl by obsahovat nějaké informace, které personalistovi alespoň trochu pomohou při rozhodování.

Dnes mohou s napsáním průvodního dopisu také pomoci počítačové programy. Například šablonu v kancelářském balíčku Office lze použít jako vzor průvodního dopisu. Je zde připravena šablona, do které lze vepsat všechny údaje, a žádný další vzor už není nutný.

Vzor průvodního dopisu (příklad)

Vážená paní Konečná,

reaguji na Vaši nabídku pracovní pozice účetní, kterou jsem vyhledala na pracovním portálu XY.

Momentálně pracuji jako OSVČ. Účetnictví a kontrolingu se věnuji již od střední školy a poté jsem vystudovala obor účetnictví na vysoké škole XY. Dále jsem získala certifikát pro Českou republiku (Certifikovaný účetní, Účetní expert). Podrobnější informace o mém vzděláni a pracovních zkušenostech najdete v přiloženém životopise.

Díky mým dlouholetým zkušenostem věřím, že bych mohla být vhodnou kandidátkou. Velmi ráda bych pracovala pro Vaši společnost, protože její postavení na trhu a dlouhodobá finanční stabilita odpovídá mé představě o budoucím zaměstnavateli.

Děkuji za pozornost, kterou jste věnovali mému dopisu, a těším se na osobní setkání.

S pozdravem Ing. Jana Nováková

Po dopsání průvodního dopisu si může tvůrce zkontrolovat následující body, aby se ujistil, že je napsán správně.

• průvodní dopis je vytvořen na míru konkrétní pozici
• délka výrazně nepřekračuje polovinu strany A4
• je adresován konkrétní osobě
• kvalitně doplňuje životopis
• finální verzi zkontrolovala další osoba

Správně napsaný průvodní dopis personalistu osloví a otevře dveře k osobnímu pohovoru. Může být brán jako počátek k dosažení vysněné práce. Jde tedy o to napsání průvodního dopisu nepodceňovat a opravdu se mu věnovat.