Souhlas s umístěním sídla společnosti – vzor a podmínky

Každá firma nebo živnostník musí mít zapsáno sídlo – a pokud pro to nevlastní vlastní nemovitost, nestačí jen dobrá vůle majitele prostor. Zákon vyžaduje písemný a úředně ověřený doklad. Jaká jsou přesná pravidla pro souhlas vlastníka s umístěním sídla, jaká rizika s tímto dokumentem spojit a kdy je výhodné zvolit virtuální sídlo pro OSVČ a firmy?

Správné nastavení sídla je základní administrativní podmínkou každého podnikání – chyby v dokumentaci přitom mohou vést až k odmítnutí zápisu do rejstříku nebo k nucené likvidaci společnosti.

Co je souhlas s umístěním sídla a kdy ho firma potřebuje

Souhlas vlastníka s umístěním sídla je písemné prohlášení vlastníka nemovitosti (nebo osoby oprávněné s ní nakládat), že umožňuje zapsat sídlo podnikatelského subjektu na adrese dané nemovitosti.

Jde o doložení právního důvodu pro užívání prostor ve smyslu živnostenského zákona i zákona o obchodních korporacích.

Povinnost doložit právní důvod k užívání prostor se týká:

• všech obchodních společností (s.r.o., a.s. a dalších),
• živnostníků – OSVČ, kteří jako sídlo neuvádějí adresu svého trvalého bydliště,
• spolků a jiných právnických osob.

Jedinou výjimku mají OSVČ, jejichž sídlo je totožné s adresou trvalého bydliště zapsanou v občanském průkazu – ty souhlas dokládat nemusejí. Na firmy se však tato výjimka nevztahuje bez výjimky.

Právním důvodem k užívání prostor nemusí být výhradně souhlas vlastníka – postačí také nájemní smlouva nebo vlastnické právo k nemovitosti.

V praxi nicméně souhlas vlastníka dominuje, a to zejména při krátkodobějších ujednáních nebo při využití virtuálního sídla.

Vzor souhlasu vlastníka s umístěním sídla – co nesmí chybět

Správně sestavený vzor souhlasu vlastníka s umístěním sídla musí obsahovat přesně stanovené náležitosti. Absence jediného povinného údaje může způsobit, že rejstříkový soud nebo živnostenský úřad dokument odmítne.

Povinné náležitosti dokumentu

Dokument musí zahrnovat tyto informace:

1. Identifikace vlastníka – jméno, příjmení, datum narození a adresa trvalého bydliště (u fyzické osoby), případně název, IČO a sídlo (u právnické osoby).
2. Přesná specifikace nemovitosti – číslo popisné a orientační, číslo listu vlastnictví, označení katastrálního úřadu, u bytů nebo nebytových prostor i číslo jednotky.
3. Výslovné prohlášení souhlasu – vlastník prohlašuje, že souhlasí s umístěním sídla konkrétního subjektu na uvedené adrese.
4. Identifikace subjektu – obchodní firma nebo jméno a příjmení podnikatele, jemuž je souhlas udělován.
5. Datum – dokument nesmí být starší než tři měsíce v době podání návrhu na zápis do obchodního rejstříku.
6. Úředně ověřený podpis majitele nemovitosti – ověření lze zajistit u notáře, na Czech Pointu nebo u obecního úřadu.

Podpis jiného rodinného příslušníka nebo nájemníka, který sám není vlastníkem ani osobou oprávněnou s nemovitostí nakládat, úřady neakceptují.

Pokud nemovitost vlastní více osob nebo se nachází ve společném jmění manželů, je nezbytný ověřený podpis majitele nemovitosti – resp. každého z vlastníků či obou manželů.

Příloha k souhlasu

K samotnému dokumentu je vhodné připojit výpis z katastru nemovitostí, který potvrzuje vlastnictví osoby udělující souhlas.

Výpis je dostupný bezplatně online na nahlizenidokn.cuzk.gov.cz nebo za poplatek prostřednictvím Czech Pointu, notáře či advokáta.

Povinná náležitost	Podrobnost	Pozor na
Identifikace vlastníka	Jméno, datum nar., bydliště	Nestačí podpis jiného rodinného příslušníka
Specifikace nemovitosti	Číslo popisné, LV, katastrální úřad	Chybná adresa způsobí odmítnutí zápisu
Ověřený podpis	Notář, Czech Point, obecní úřad	Neověřený podpis úřady neakceptují
Stáří dokumentu	Max. 3 měsíce od data podání	Starší dokument je nutné vyhotovit znovu
Počet vlastníků	Souhlas od všech; u SJM od obou manželů	Chybějící souhlas jednoho vlastníka dokument zneplatní

Souhlas s umístěním sídla – rizika pro vlastníka nemovitosti

Souhlas s umístěním sídla rizika jsou tématem, které majitelé nemovitostí podceňují. Udělení souhlasu je jednostranný právní úkon – vlastník ho může jednostranně odvolat, avšak důsledky tohoto odvolání nejsou vždy jednoduché a rychlé.

Hlavní rizika pro poskytovatele souhlasu

Majitel nemovitosti, který udělí souhlas, musí počítat s několika potenciálními problémy:

• Doručování pošty – na adresu budou fyzicky doručovány zásilky pro firmu, včetně soudních písemností nebo upomínek od věřitelů.
• Právní nejistota při prodeji nemovitosti – přechod vlastnictví nemovitosti na nového vlastníka automaticky souhlas neruší. Nový vlastník může s tímto stavem nesouhlasit, přesto se sídlo automaticky nepřesune.
• Reputační riziko – pokud firma na adrese vyvíjí problematickou nebo nekalou činnost, může to v očích třetích stran negativně ovlivnit i vlastníka nemovitosti.
• Komplikace při prodeji nemovitosti – firmy zapsané na adrese nemovitosti jsou viditelné v obchodním rejstříku a mohou zkomplikovat právní prověrku při realitní transakci.

Jak správně odvolat souhlas

Odvolání souhlasu s umístěním sídla je jednostranný úkon – vlastník o odvolání písemně informuje příslušnou společnost, ideálně doporučenou zásilkou nebo datovou schránkou.

Společnost má poté zákonnou povinnost sídlo přesunout a podat návrh na změnu zápisu v obchodním rejstříku.

Pokud tak neučiní, nastupuje zdlouhavá cesta přes rejstříkový soud, která je popsána níže v sekci věnované zrušení sídla.

Virtuální sídlo pro OSVČ a firmy jako alternativa k individuálnímu souhlasu

Virtuální sídlo pro OSVČ a firmy je právně plnohodnotné řešení, při němž podnikatel využívá adresu poskytovatele virtuálního sídla jako svou obchodní adresu.

Souhlas s umístěním sídla zajišťuje přímo poskytovatel – odpadá tedy nutnost domlouvat se s individuálním majitelem nemovitosti.

Výhody virtuálního sídla:

• Souhlas vlastníka je součástí služby a zajišťuje ho poskytovatel.
• Adresa v atraktivní lokalitě bez nutnosti pronájmu fyzické kanceláře.
• Příjem a přeposílání pošty včetně notifikací e-mailem nebo datovou zprávou.
• Cenová dostupnost – virtuální sídlo pro OSVČ a firmy je dostupné u různých poskytovatelů řádově od desítek až stovek korun měsíčně.
• Rychlé vyřízení – zřízení probíhá zpravidla online.

Na co si dát pozor při výběru poskytovatele:

• Spolehlivost a délka působení poskytovatele na trhu.
• Způsob přijímání a přeposílání pošty.
• Podmínky smluvního vztahu – zejména možnosti a lhůty pro ukončení smlouvy.
• Zda je poskytovatel skutečně vlastníkem nebo oprávněnou osobou k užívání prostor.

Virtuální sídlo je vhodné zejména pro podnikatele, kteří nepotřebují fyzické kanceláře, pracují online nebo z domova, chtějí oddělit soukromou adresu od obchodní či si přejí mít sídlo v prestižnější lokalitě.

Typ sídla	Souhlas	Náklady	Vhodné pro
Vlastní nemovitost	Vlastník – nevyžaduje souhlas třetí osoby	Žádné přímé náklady	Firmy s vlastními prostorami
Pronajaté prostory	Souhlas vlastníka nebo nájemní smlouva	Nájemné	Firmy s fyzickou kanceláří
Virtuální sídlo	Zajišťuje poskytovatel	Od desítek Kč/měsíc	OSVČ, startupy, online podnikatelé
Vlastní trvalé bydliště (OSVČ)	Nevyžaduje se	Bez poplatku	OSVČ se sídlem na OP

Jak probíhá zrušení sídla společnosti na adrese po odvolání souhlasu

Zrušení sídla společnosti na adrese po odvolání souhlasu patří k situacím, které majitelé nemovitostí podceňují, dokud se s nimi sami nesetkají. Proces není ani rychlý, ani jednoduchý.

Postup krok za krokem

1. Odvolání souhlasu – vlastník písemně odvolá souhlas s umístěním sídla a zároveň vyzve společnost ke změně sídla v přiměřené lhůtě. Odvolání i výzva se doporučují zaslat do datové schránky společnosti nebo doporučenou poštou.
2. Očekávání reakce společnosti – řádně fungující firma by měla sama přijmout rozhodnutí o změně sídla a podat návrh na zápis změny do obchodního rejstříku. V praxi se však nezřídka stává, že společnost nereaguje – ať z nedbalosti, nebo proto, že je fakticky nefunkční.
3. Podnět rejstříkovému soudu – pokud firma na výzvu nereaguje, může vlastník podat podnět k rejstříkovému soudu. Vlastník není oprávněn podat návrh na výmaz sídla přímo – pouze podnět k prošetření stavu. Soud pak z moci úřední zahájí řízení.
4. Výzva soudu – rejstříkový soud vyzve společnost k doložení právního titulu k užívání sídla, a to zpravidla ve třicetidenní lhůtě.
5. Zrušení s likvidací – pokud společnost právní titul nepředloží ani sídlo nepřesune, může soud rozhodnout o zrušení společnosti s likvidací. Celý proces od podání podnětu až po výmaz z obchodního rejstříku může podle zkušeností z praxe trvat rok, avšak i několik let.

Majitelům nemovitostí se proto doporučuje sjednat si ve smlouvě o udělení souhlasu explicitní smluvní povinnost firmy přesunout sídlo při odvolání souhlasu ve stanovené lhůtě – a to včetně smluvní pokuty za prodlení.

Taková doložka výrazně usnadňuje případné vymáhání.

Ověřený podpis majitele nemovitosti – kde a jak ho získat

Ověřený podpis majitele nemovitosti je nezbytnou podmínkou platnosti celého dokumentu. Bez úředního ověření podpisu rejstříkový soud ani živnostenský úřad souhlas neakceptují.

Ověření podpisu lze zajistit na těchto místech:

• Notář – univerzální a nejčastěji využívané řešení, funguje po celé České republice. Notář přímo ověří totožnost podepisující osoby a provede legalizaci podpisu.
• Czech Point – síť kontaktních míst veřejné správy dostupná na poštách, obecních úřadech nebo dalších místech. Legalizace podpisu je zde dostupná za poplatek.
• Obecní nebo městský úřad – úředník může na místě ověřit podpis vlastníka.
• Zastupitelský úřad – v případě, že je vlastník nemovitosti v zahraničí, lze využít českou ambasádu nebo konzulát.

Pokud je vlastníkem právnická osoba, podepisuje souhlas osoba oprávněná za ni jednat (jednatel, prokurista apod.) a ověřuje se podpis této osoby, nikoli razítko firmy.

V situaci, kdy nemovitost vlastní více osob nebo manželé v režimu společného jmění, musí každý z vlastníků svůj ověřený podpis majitele nemovitosti opatřit individuálně – nestačí souhlas pouze jednoho z nich.

Souhlas s umístěním sídla v bytě – specifická pravidla

Jako sídlo lze obecně použít i bytovou jednotku – zákon to nevylučuje. Nicméně se k tomuto řešení váže několik specifik, která je třeba zvážit.

Podnikání z bytu nesmí narušovat provoz bytového domu ani obtěžovat ostatní nájemníky nebo vlastníky nad míru přiměřenou poměrům.

Pokud je byt v nájmu, nestačí souhlas nájemce – souhlas musí udělit vlastník bytu. V případě bytového domu s SVJ může být zřízení sídla v bytě podmíněno i souhlasem SVJ, záleží na stanovách konkrétního společenství.

Souhlas s umístěním sídla rizika v bytovém kontextu jsou pro vlastníka specifická:

• Pošta a zásilky adresované firmě přicházejí na soukromou adresu.
• Příchody klientů nebo obchodních partnerů mohou narušovat soukromí nebo klid domu.
• Při prodeji bytu může přítomnost firemního sídla komplikovat transakci a snižovat atraktivitu nemovitosti.

Z tohoto důvodu se jako alternativa stále více prosazuje virtuální sídlo pro OSVČ a firmy – podnikatel si zachová soukromí domácí adresy a zároveň splní zákonnou povinnost mít zapsané sídlo.

FAQ – Nejčastější otázky k souhlasu s umístěním sídla